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当ページでは、採用面接で不採用とする応募者に送る「不採用通知」作成のポイントを解説します。
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不採用通知の手段
不採用の通知方法は次の通りです。
- 電話
- メール
- 書面
電話
不採用通知の方法として、いちばん早く、手間がかからないのが電話です。
互いの声音がわかるため、こちらの誠意を伝えやすいいっぽうで、タイミングが合わなければかえって相手の手を煩わせることも。
メール
応募者・自社ともに形に残り、互いのタイミングを気にしなくて良いのがメールです。
敢えてデメリットを挙げるなら、相手側の受信設定により届かない場合があることと、他のメールに埋もれて見つけてもらえないことも。
書面
応募書類を返送する場合、不採用通知といっしょに郵送する手段も考えられます。
この場合、応募総数が多ければ多いほど負担がかかるデメリットがあります。
不採用通知作成のポイント
不採用通知作成の大まかなポイントは次の通りです。
- 一目で選考結果の通知だとわかるようにする
- 宛名は省略しない
- タイミングごとに内容を区別する
- 相手への配慮は絶対
- 応募書類の取扱いについて記載する
1．一目で選考結果の通知だとわかるようにする
応募者が応募しているのは、自社だけとは限りませんし、メール・書類のやり取りも複数の人・会社と行っていることが考えられます。
その中で埋もれることなく、一目でわかる工夫をこらすことが必要です。
メールなら件名に「【選考結果】会社名」などと入れておくとわからいやすいですよね。
2．宛名は省略しない
不採用通知に限らずですが、何らかの通知を行う際は、名字だけでなく氏名を略さず記載しましょう。
同じ名字の候補者が複数いる場合はもちろん、人名漢字の誤記は後々のトラブルに発展することもあります。
通知を発信する前には必ず確認してから行ってください。
3．タイミングごとに内容を区別する
人事採用に段階を設けている場合、書類選考、面接、筆記試験など、どのタイミングで不採用通知を行うかにより、内容を区別する必要があります。
4．相手への配慮は絶対
人事採用の場において、今後も継続的に付き合う予定のある採用者を優先したくなる気持ちはわかります。だからといって、不採用となった人への対応がおざなりになるのは良くありません。
いずれ自社の顧客となる可能性はもちろん、従業員となる可能性もありますから、応募者が自社に抱くイメージを損なうことのないメッセージにしましょう。
5．応募書類の取扱いについて記載する
応募書類には氏名・住所だけでなく、生年月日、学歴など個人情報が記載されています。
郵送にて返却する場合はともかく、破棄する場合にはその旨を明記しましょう。
不採用通知 例文
不採用通知には、次のことを記載します。
- タイトル
- 宛名
- 応募、面接に対するお礼
- 結果
- 応募書類（個人情報）の取扱い
- 締めの挨拶
1．書類選考
書類選考の段階で不採用となった応募への不採用通知の文例は、次の通りです。
（応募者氏名）様
この度は、多くの企業の中から弊社に応募いただき、誠にありがとうございました。
また、履歴書等の応募書類をご送付いただきましたこと、重ねて御礼申し上げます。
厳正なる選考の結果、誠に恐れ入りますが、ご希望に添いかねる結果となりました。
応募書類につきましては、弊社で責任をもって破棄いたします。
（応募者氏名）様の今後のご活躍とご健勝を心よりお祈り申し上げます。
2．面接選考
面接選考で不採用となる応募者には、時間を割いてくれたことに触れ、感謝の言葉を伝えます。
（応募者氏名）様
この度は、多くの企業の中から弊社に応募いただき、誠にありがとうございました。
また、面談や面接などに度々お時間をいただいたこと、重ねて御礼申し上げます。
（応募者氏名）様との面談等を踏まえ、社内にて慎重に検討いたしましたところ、誠に恐れ入りますが、ご希望に添いかねる結果となりました。
応募書類につきましては、弊社で責任をもって破棄いたします。 メール（書面の場合は書面）にて大変失礼とは存じますが、何卒ご了承いただきますよう、よろしくお願いします。
（応募者氏名）様の今後のご活躍とご健勝を心よりお祈り申し上げます。
不採用を通知する際の注意点
不採用を通知する際は、次の点に注意しましょう。
1．採用に備えた内容に
不採用の応募者に、少しでも良い印象を持ってもらうには、誠実な対応が不可欠です。
誠実性は、自分にかけてくれる手間・時間ではかる人が多いので、採用者と同じか、それ以上に丁寧な対応を心がけましょう。
不採用後、改めて連絡をとることも考えられます。
この場合、はじめにお詫びをしたうえ、自社への入社等を検討して欲しい旨を謙虚に伝えましょう。
2．連絡先には要注意
連絡前に、別の応募者と間違えていないかを確認しましょう。
筆者は過去に1度、誤って連絡をして肝を冷やしたことがあります。（内容をお伝えする前に名乗ってくれたので、大事には至りませんでしたが…）
採用者に不採用通知を送ると取り返しがつきませんし、反対もまた然り。
自社への不信感を植え付ける原因にもなりますので、必ず確認してから連絡してください。
3．紹介者経由なら直接のやり取りはNG
人材紹介会社を経由している場合、本人に直接連絡するのはNG。
本人ではなく人材紹介会社へ連絡し、採用の理由を伝えておくと、今後はより自社に合う人材を紹介してもらえる可能性が高くなります。
また、不採用通知を送る際、自社イメージを下げない伝え方を依頼しておくことも忘れずに行えるといいですね。
不採用通知作成のポイント まとめ
当ページでは、採用面接時の不採用通知作成のポイントをご紹介しました。
