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内容証明郵便の活用場面、作成方法、注意点を解説

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当ページでは、内容証明郵便について、できるだけわかりやすく解説します。

筆者プロフィール

榊原 沙奈さかきばら さな(90′)
榊原行政書士事務所 代表行政書士
やぎ座のO型。趣味は写真を撮ること、神社をめぐること。

内容証明郵便とは

内容証明郵便は、配達証明機能だけでなく、その内容を第三者が証明してくれる郵便をいいます。

証明されるのは、送付した年月日、互いの氏名・住所、郵便の内容、送付した事実そのものです。

内容証明郵便の活用場面

内容証明郵便は、次の場面で活用されます。

  1. 未払金の督促
  2. 契約の解除通知
  3. 商品の引渡し請求
  4. 損害賠償・慰謝料等の請求等

1.未払金の督促

契約で定められた履行期限までに、商品代金や賃料などの支払がない場合、支払を催促(督促)する目的で活用します。

例えば、お金の貸し借り(「金銭消費貸借」といいます)において、期日を過ぎた未払金を一定期間放置すれば、貸した側が「返してほしい」と請求できる権利が時効により消滅します。

債権者(貸した側)から年月日を明確にした催告により、時効の進行を中断する目的で、内容証明郵便を用います。

2.契約の解除通知

契約を締結後、何らかの事情で解除を検討することもあるでしょう。

契約で定めた解除要件に該当する場合、「契約解除の意思」「解除の申込日」を明らかにする目的で、内容証明郵便を使用します。

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3.商品の引渡請求

売買契約を結び、代金を支払ったにも関わらず、商品または契約内容が果たされないことがあります。

この場合、(1)相手の履行を促す、(2)時効の進行を中断する目的で、内容証明郵便を使用した催告を行います。

4.損害賠償・慰謝料等の請求

交通事故や傷害事件で生じた損害に係る賠償請求や、不貞行為による離婚に係る慰謝料請求に、内容正面郵便を使用することがあります。

その後の訴訟を見据えた内容にすることが多く、書留郵便や配達証明郵便よりもプレッシャーのかかる点もメリットだといえます。

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内容証明郵便の作成方法

内容証明郵便の作成から発送までの流れです。

  • 作成、発送方法を選択
  • 作成
  • 発送

1.作成、発送方法を選択

内容証明郵便は、紙または電子にて作成・発信することができます。

紙の場合、手書きまたはパソコン等で作成した書面をプリントし、郵送します。

いっぽう、電子の場合は「電子内容証明郵便(e内容証明)」という制度を利用します。ワード形式で作成したファイルを送信するので、紙やペンは不要です。

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2.作成する

(1)紙で作成する場合

内容証明郵便を紙で作成する場合、用紙に指定はありませんが、謄本の字数・行数に制限が設けられています。

区別字数・行数の制限
縦書きの場合・1行20字以内、1枚26行以内
横書きの場合・1行20字以内、1枚26行以内
・1行13字以内、1枚40行以内
・1行26字以内、1枚20行以内

※上記の制限は「謄本」に関するもので、内容証明の対象となる「本文」に制限はありません。

謄本の字数は下記のように計算されます。

  1. 記号は1つを1文字、括弧は縦書きなら上下、横書きなら左右を全体として1文字、先の括弧にかかる行の文字数に算入
  2. 文字や数字を円、三角形、四角形等の枠で囲んだものは、各文字および枠の合計で計算
    (例)「①」は2文字
  3. 文字や記号に傍点、下線等を施した場合、これらは字数として不算入

謄本の字数計算等が面倒な場合、下記のような専用紙を使用すると複写を用意する必要がないので、非常にスムーズに作成できます。


 

(1-2)内容証明の料金

一般の内容証明郵便の料金は、枚数や重量により異なります。

謄本1枚2枚3枚4枚5枚
料金480円770円1,060円1,350円1,640円

重量料金
定形郵便物
25gまで84円
50gまで94円
定形外郵便物
規格内
50gまで120円
100gまで140円
150gまで210円
250gまで250円
規格外
50gまで200円
100gまで220円
150gまで300円
250gまで350円

一般書留 料金
損害要償額が10万円までのもの480円
損害要償額が10万円を超えるもの10万円を超える5万円までごとに23円増

例えば、謄本が2枚の定形郵便物(25gまで)を送付する場合、下記のように算出します。

  • 770円(謄本2枚)+84円(定形郵便物25gまで)+480円(一般書留)=1334円

(1-3)紙で作成する場合の注意点

内容証明郵便を紙で作成する場合、下記の点に注意しましょう。

  1. 謄本の文字または記号の訂正にはルールがある
  2. 謄本が2枚以上になった場合は契印が必要
  3. 謄本に差出人および受取人の住所氏名を記載する
  4. 内容証明郵便を取り扱っていない支局に注意

日本郵便ホームページに文例等の記載がありますので、作成前に確認しましょう。

出典:内容証明郵便作成例(縦書き|日本郵便ホームページ

出典:内容証明郵便作成例(縦書き|日本郵便ホームページ

(2)電子内容証明サービスで作成する場合

電子内容証明サービスは、内容証明郵便を電子化し、インターネットを通じて24時間受付を行うサービスです。

データとして送信された文書は、新東京郵便局の電子内容証明システムに格納され、「内容証明の文書」「日付印」を文書内に挿入し、受取人宛に正本、差出人宛に謄本を印刷します。

差出し方法は、(1)かんたん差出し、(2)差出し、(3)差込差出しの3種類から選べ、用途に合わせて使い分けます。

かんたん差出し
差出しに人、受取人ともに1人の場合で、1通の電子内容証明郵便を送ることができます。

差出し
あらかじめ複数の電子内容証明文書を作成し、まとめて差出し、同一文書を複数の宛先へ送付することができます。

差込差出し
文書ファイルと差込データファイルを指定し、最大100通の電子内容証明をまとめて差し出すことができます。

e内容証明での作成手順

e内容証明で作成する場合、下記の流れで行います。

  1. webゆうびん専用サイトに会員登録し、ログイン
  2. Wordファイルで作成した内容証明文書をアップロードし、差出人および宛先を入力
  3. クレジットカードまたは料金後納にて支払
  4. 「差出し」ボタンを押した時点の日付が印字され、受取人に正本、差出人に謄本が配達

今回は、「かんたん差出し」での内容証明郵便作成手順を日本郵便の公開している「e内容証明操作マニュアル」を用いて説明します。

出典元

(2-1)かんたん差出しの場合

e内容証明で作成するには会員登録が必要です。

登録は、仮登録▶本登録の順に進み、差出人の氏名、住所、メールアドレス、ログインIDとパスワード、決済方法(クレジットカードの場合、カード番号と有効期限)の入力が必要です。

本登録完了後、会員ページより「かんたん差出し」をクリック。

「参照」で文書ファイルを指定し、「次へ進む」をクリック。

差出人・受取人の氏名、住所をそれぞれ入力し、「次へ進む」をクリック。

「配達証明」「速達」「親展」等のオプションを希望する場合、この画面で「する」を選択します。

登録内容を確認し、間違いなければ「次へ進む」をクリック。

文書確認方法として、「ブラウザ」または「イメージファイル」のいずれかを選び、「確認」をクリック。

アップロードした文書内容を確認し、「確認済」をクリック。

確認を終えた文書には「済」と表示されますので、残りの未確認文書についても同様に確認を行います。

全ての確認が終わったら、料金合計を確認し、「文書内容を確認しました」「料金を確認しました」のボックスにチェックを入れ、「差し出す」をクリック。

差出しの確認メッセージが表示されるので「OK」をクリック。

支払方法に応じた案内が表示されるため、内容に従って決済を完了させてください。

最終的に下記の画面が表示されたら、e内容証明の差出し完了です。

(2-2.)文書ファイルの雛形

e内容証明の「かんたん差出し」「差出し」を利用する場合に必要な文書ファイルについて、日本郵便ホームページから雛形をダウンロードすることができます。

関連リンク

(2-3.)e内容証明 料金

料金
郵便料金(1)郵便料金84円







(2)電子郵便料金①電子内容証明文書1枚目15円
②枚目以降1枚ごとに(5枚まで)5円
(3)内容証明料金①電子内容証明文書1枚目 382円
②2枚目以降1枚ごとに(5枚まで)360円
③同文内容証明(2通目以降1枚目)210円
④同文内容証明
※2通目以降2枚目以降1枚ごとに(100通まで)
210円
(4)謄本送付料金①通常送付304円
②一括送付(受取人数100人まで)503円
(5)一般書留料金480円

オプション 料金
配達証明350円
速達260円

(2-4)e内容証明の作成ルール

e内容証明で文書を作成する場合、指定される雛形を使用する必要があります(2-2参照)

その他、下記のルールを守りましょう。

  • 文書作成ソフト:Microsoft Word2016、2019、2021/Microsoft365(デスクトップ版のみ)
  • 文書枚数:最大5枚
  • 文字サイズ:10.5pt以上145pt以下
  • 余白(縦置き・横書き):上左右1.5cm以上、下7cm以上
  • 余白(横置き・縦書き):上左右1.5cm以上、下7cm以上
  • 文字の種類:JIS第1、2水準範囲の文字(外字はサポート対象外)
  • 図・表の使用:不可
  • 文字の装飾:太字、斜体のみ可

内容証明郵便の発送後

内容証明郵便を発送したら、下記の点に注意しましょう。

  • 配達状況の確認
  • 配達証明書の保管

1.配達状況の確認

内容証明郵便は、差出せば必ず届く性質のものではありません。郵便物である以上、事故・相手の移転等による不着も考えられます。

オプションで配達証明も付けられますので、自分で確認するのが面倒という方は検討しましょう。

2.配達証明書の保管

内容証明郵便は、日本郵便で原本を保管してくれるため、紛失しても謄本を再発行することができます。

とはいえ、なくさないのが1番なので、配達証明書と共に保管しておきましょう。

相手に届かない場合

万が一、内容正面郵便が相手に届かず返送された場合、次の原因が考えられます。

  • 相手の受取り拒否
  • 相手の転居(転送届を出していない)
  • 保管期間の超過
  • 送り先に本人が居住していない

受取り拒否や保管期間の超過は、特定記録郵便等を使用して、再発送を検討します。

転居による不着の場合、その後に転送届を出す場合もあるため、一定期間を空けて再発送する方法もあります。

最も難しいのは、宛先に本人が居住しておらず、居所がわからない事例です。

この場合、下記の記事を参考に自分で探すか、専門家の手を借りましょう。

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まとめ

本記事では、内容証明郵便について解説しました。

  • 内容証明郵便とは
  • 内容証明郵便を使う場面
  • 発送方法と作成手順
  • 万が一届かなかった場合の対応策

内容証明郵便の活用に、本記事が役に立てれば幸いです。

この記事を書いたのは

ヲタク行政書士®榊原沙奈です。

カテゴリー: お金を貸した相手が逃げた交通事故


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