当ページでは、内容証明郵便について、できるだけわかりやすく解説します。
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内容証明郵便って何？
内容証明郵便は、内容を公的に証明できる郵便です。
具体的には、送付した年月日、内容、送付した事実そのものを証明するものです。
どんな時に使うの？
主な利用は、次のような場合です。
- 未払金の督促
- 契約の解除通知
- 商品の引渡請求
- 損害賠償・慰謝料等の請求
未払金の督促
約束の期間中に支払のない商品代金や賃料などを「督促」する場合です。
代金をもらう権利のことを「債権（さいけん）」といい、「債権回収」という言葉を聞いた事がある人も多いのではないでしょうか。
債権には時効があり、一定期間そのままにしておくと消滅してしまいます。
これを防ぐため、「送付の日時」を明確にする目的で使います。
契約の解除通知
1度結んだ契約を「やっぱり解除したい」と考える事もあるでしょう。
この場合、クーリングオフ制度の利用が考えられます。
クーリングオフ制度には期限があるため、契約解除の意思を示す内容、示した日時を記録する目的で使用します。
商品の引渡請求
未払金の督促は、商品を渡したのに代金をもらえないケースです。
反対に、代金を支払ったのに商品が届かないケースもあります。
この場合、商品を受け取る権利≒債権を消滅させない「催告」の手段として使用します。
損害賠償・慰謝料等の請求
交通事故や傷害事件で生じた損害に係る賠償請求や、不貞行為による離婚に係る慰謝料請求に使用することがあります。
このような場合、少々特殊な郵便である内容証明郵便を用いる事で、相手に心理的なプレッシャーを与える事も期待できます。
内容証明郵便の出し方
実際に内容証明郵便を出してみましょう。
作成の流れ
作成から発送までに必要な手順は、次の通りです。
- 発送方法を選択
- 作成
- 発送
発送方法を選択
発送方法は「紙」または「電子」の2種類があり、選択方法により作成手順が異なります。
紙の場合、手書きかパソコン等で作成したモノをプリントする方法が考えられます。
電子の場合、「電子内容証明郵便（e内容証明）」という制度を利用します。
ワード形式で作成したファイルを送信するので、紙やペンは不要です。
e内容証明はこちらから作成できます。
作成する
ここでは、紙での作成方法を紹介します。
用紙に指定はありませんが、内容証明郵便用の用紙が売られています。
同じ内容のものを3通用意しなくてはなりませんが、専用の用紙は3枚複写となっており、大変便利です。
その他に「字数」と「行数」に制限があり、句読点、カッコは1文字と換算します。
縦書きの場合：
- 1行20文字以内、1枚26行以内
横書きの場合：
- 1行20文字、1枚26行以内
- 1行13文字、1枚40行以内
- 1行26文字、1枚20行以内
※e内容証明をご利用の場合、文字数は1枚1,584文字が目安となります。
書き誤りは、該当箇所を二重線で消し、訂正文を次の通り記入します。
横書き：該当箇所の上部
縦書き：該当箇所の右側
記載内容は？
一般的には、次の内容を提示します。
- タイトル
- 本文
- 期限
- 相手の氏名、住所
- 自分の氏名、住所
タイトルは「通知書」「催告書」「請求書」「契約解除通知書」など、本文の内容に従って簡潔なものを選びます。
「雄弁は銀、沈黙は金」と言うように、本文では事実のみを記述するようにします。
ここで多くを語りすぎると、相手に逃げ道を示す事となり、逆効果です。
相手に回答などを求める場合は、期限を設けます。
内容によりますが、発送から10日前後を目安にするといいでしょう。
他に必要なものは？
次の目的で3通、全く同じ内容のものを持参します。
- 自分用
- 相手への郵送用
- 郵便局保管用
使用する紙は統一しましょう。
1通の催告書が複数枚にわたる場合、ページとページの間に「契印」が必要です。
いざ発送
ここまで来たら、いよいよ発送です。
1つ注意して欲しいのは、内容正面郵便を取り扱っていない郵便局がある事です。
日本郵政グループのホームページでは、利用条件を指定して郵便局を探すことができます。
事前に確認するようにしましょう。（日本郵政グループHPはこちら。）
利用料金は？
下記の通りです。
引用：e内容証明（電子内容証明）/日本郵政グループHPより
条件を指定し、郵送時にかかる料金を計算する事もできます。
（料金計算はこちらから。）
発送後は？
無事に発送できたら、下記のポイントに注意します。
- 配達状況の確認
- 配達証明書の保管
郵便ですから、相手に届かなくては意味がありません。
あまり神経質になる必要はありませんが、追跡サービスを利用し、相手が受け取ったかどうか確認しましょう。
配達が完了すると、配達証明書が届きます。
相手の受取りを証明する書類となりますので、内容証明郵便と一緒に保管しておきましょう。
万が一届かなかったら？
万が一、内容正面郵便が返送されてきた場合、次の原因が考えられます。
- 相手が受取りを拒否した
- 転居している
- 保管期間を過ぎた
- 送り先に本人が居住していない
受取り拒否、保管期間を過ぎたような場合、特定記録郵便として再度の発送を検討します。
転居等で住所が変更されている場合、一般の人が調査するのは至難の業です。
弁護士など専門家への依頼を検討しましょう。
まとめ
本記事では、内容証明郵便について解説しました。
- 内容証明郵便とは
- 内容証明郵便を使う場面
- 発送方法と作成手順
- 万が一届かなかった場合の対応策
内容証明郵便の活用に、本記事が役に立てれば幸いです。
この記事を書いたのは
ヲタク行政書士®榊原沙奈です。
