本記事では、法人設立に必要な定款のうち「電子定款」について解説します。
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電子定款とは
電子定款の前に、定款の説明をしておくと「会社の経営目的、基礎となる決まり事を示した書類のこと」をいいます。
定款に記載される内容は、会社や関係者を法的に縛るものも含まれていて、どの会社を設立する際にも必要な書類でもあります。
この定款を書面ではなく、PDFにて作成したものを「電子定款」といいます。
電子定款のメリット
電子定款のメリットには、次のものがあります。
- 収入印紙代削減
- オンライン申請対応
電子定款を検討される方の多くは、印紙代4万円の節約に魅力を感じているようです。
書面で作成すると印紙税法上の「課税文書」にあたる定款には、印紙税4万円を納める必要が生じます。
しかし、電子定款の場合は課税文書にあたらず、不要となります。
また、データでのやり取りが可能となるため、紙媒体で用意する手間もかかりません。
電子定款のデメリット
電子定款のデメリットは次の通りです。
- ソフトや機材が必要
- 電子証明書付きのマイナンバーカードが必要
電子定款の作成には、電子署名に対応するソフト等が必要となります。
その他、マイナンバーカードを用意しなくてはなりませんが、制度そのものに反発心のある方にとっては大きなデメリットとなり得ます。
電子定款作成の流れ
電子定款の作成手順は次の通りです。
- 定款の作成
- 定款をPDFファイルに変換
- 個人番号カードの取得
- 電子証明書を読み込む
- 電子署名プラグインソフトで定款に署名
- 電子定款の認証手続き
- 公証役場にて定款を受取り、設立登記へ
必要なものは？
作成時に必要なものは次の通りです。
- マイナンバーカード（個人番号カード）
- 電子証明書
- ICカードリーダライタ
1．定款の作成
まずは、紙媒体でも電子でも「原本」を作成するところから始めます。
ここで作成した定款は、事前に公証人に確認してもらうことで、事後の手間を省くことができます。
2．定款をPDFファイルに変換
電子定款はPDFで作成する必要があります。
この際、MicrosoftのWordなどのドキュメント作成ソフトでは足りず、電子署名の挿入機能があるソフトでなければなりません。
現状で対応しているソフトのうち、代表的なのが「Adobe Acrobat」で、当事務所でもこちらを使用しています。
3．マイナンバーカードの取得
電子定款の作成に必要となる「電子署名」を付けるためには、電子証明書が必要となります。
この電子証明書がマイナンバーに付いているため、必ずマイナンバーカードを用意しておいてください。
4．電子証明書を読み込む
電子証明書は、マイナンバーカードのチップ内に保管されています。
そのため、マイクロチップの読み込みができるICカードリーダライタを使用します。
5．電子署名プラグインソフトで定款に署名
電子証明書を読み込んだら、法務省登記・供託オンライン申請システム上で無料配布されている署名プラグインソフトを使用し、電子定款（PDF）に署名します。
6．電子定款の認証手続き
最後に、電子定款の認証手続きを行えば、全ての作業が完了です。
7．公証役場にて定款を受取り、設立登記へ
提出した定款のデータは、公証役場にて直接受け取ります。
この際、下記のものを持参する必要があります。
- USBメモリ
- プリントアウトした定款
- 発起人の印鑑登録証明書
- 電子署名した発起人以外の委任状
- 認証手数料
- 身分証明書
- 印鑑
認証手数料は、クレジットカード決済にも対応しています。
まとめ
本記事では、電子定款の作成・認証手続きと、メリット・デメリットについて解説しました。
使用頻度の低いツールを集めたり、慣れない作業に膨大な時間を費やすくらいなら、いっそ専門家に依頼するという手もあります。
しかし、ご自身の法人ですから、はじめの手続きは自分でやりたいとお考えになる方もいるでしょう。
皆さんが素晴らしいスタートを切られることを、心よりお祈りしています。
この記事を書いたのは
ヲタク行政書士®榊原沙奈です。
