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当ページでは、内容証明郵便について、できるだけわかりやすく解説します。
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筆者プロフィール
榊原 沙奈(90′)
榊原行政書士事務所 代表行政書士
やぎ座のO型。趣味は写真を撮ること、神社をめぐること。
内容証明郵便とは
内容証明郵便は、配達証明機能だけでなく、その内容を第三者が証明してくれる郵便をいいます。
証明されるのは、送付した年月日、互いの氏名・住所、郵便の内容、送付した事実そのものです。
内容証明郵便の活用場面
内容証明郵便は、次の場面で活用されます。
- 未払金の督促
- 契約の解除通知
- 商品の引渡し請求
- 損害賠償・慰謝料等の請求等
1.未払金の督促
契約で定められた履行期限までに、商品代金や賃料などの支払がない場合、支払を催促（督促）する目的で活用します。
例えば、お金の貸し借り（「金銭消費貸借」といいます）において、期日を過ぎた未払金を一定期間放置すれば、貸した側が「返してほしい」と請求できる権利が時効により消滅します。
債権者（貸した側）から年月日を明確にした催告により、時効の進行を中断する目的で、内容証明郵便を用います。
2.契約の解除通知
契約を締結後、何らかの事情で解除を検討することもあるでしょう。
契約で定めた解除要件に該当する場合、「契約解除の意思」「解除の申込日」を明らかにする目的で、内容証明郵便を使用します。
3.商品の引渡請求
売買契約を結び、代金を支払ったにも関わらず、商品または契約内容が果たされないことがあります。
この場合、(1)相手の履行を促す、(2)時効の進行を中断する目的で、内容証明郵便を使用した催告を行います。
4.損害賠償・慰謝料等の請求
交通事故や傷害事件で生じた損害に係る賠償請求や、不貞行為による離婚に係る慰謝料請求に、内容正面郵便を使用することがあります。
その後の訴訟を見据えた内容にすることが多く、書留郵便や配達証明郵便よりもプレッシャーのかかる点もメリットだといえます。
内容証明郵便の作成方法
内容証明郵便の作成から発送までの流れです。
- 作成、発送方法を選択
- 作成
- 発送
1.作成、発送方法を選択
内容証明郵便は、紙または電子にて作成・発信することができます。
紙の場合、手書きまたはパソコン等で作成した書面をプリントし、郵送します。
いっぽう、電子の場合は「電子内容証明郵便（e内容証明）」という制度を利用します。ワード形式で作成したファイルを送信するので、紙やペンは不要です。
2.作成する
(1)紙で作成する場合
内容証明郵便を紙で作成する場合、用紙に指定はありませんが、謄本の字数・行数に制限が設けられています。
| 区別 | 字数・行数の制限 |
|---|---|
| 縦書きの場合 | ・1行20字以内、1枚26行以内 |
| 横書きの場合 | ・1行20字以内、1枚26行以内 ・1行13字以内、1枚40行以内 ・1行26字以内、1枚20行以内 |
※上記の制限は「謄本」に関するもので、内容証明の対象となる「本文」に制限はありません。
謄本の字数は下記のように計算されます。
- 記号は1つを1文字、括弧は縦書きなら上下、横書きなら左右を全体として1文字、先の括弧にかかる行の文字数に算入
- 文字や数字を円、三角形、四角形等の枠で囲んだものは、各文字および枠の合計で計算
（例）「①」は2文字 - 文字や記号に傍点、下線等を施した場合、これらは字数として不算入
謄本の字数計算等が面倒な場合、下記のような専用紙を使用すると複写を用意する必要がないので、非常にスムーズに作成できます。
|
|
(1-2)内容証明の料金
一般の内容証明郵便の料金は、枚数や重量により異なります。
| 謄本 | 1枚 | 2枚 | 3枚 | 4枚 | 5枚 |
| 料金 | 480円 | 770円 | 1,060円 | 1,350円 | 1,640円 |
| 重量 | 料金 |
|---|---|
| 定形郵便物 | |
| 25gまで | 84円 |
| 50gまで | 94円 |
| 定形外郵便物 | |
| 規格内 | |
| 50gまで | 120円 |
| 100gまで | 140円 |
| 150gまで | 210円 |
| 250gまで | 250円 |
| 規格外 | |
| 50gまで | 200円 |
| 100gまで | 220円 |
| 150gまで | 300円 |
| 250gまで | 350円 |
| 一般書留 料金 | |
|---|---|
| 損害要償額が10万円までのもの | 480円 |
| 損害要償額が10万円を超えるもの | 10万円を超える5万円までごとに23円増 |
例えば、謄本が2枚の定形郵便物（25gまで）を送付する場合、下記のように算出します。
- 770円（謄本2枚）+84円（定形郵便物25gまで）+480円（一般書留）＝1334円
(1-3)紙で作成する場合の注意点
内容証明郵便を紙で作成する場合、下記の点に注意しましょう。
- 謄本の文字または記号の訂正にはルールがある
- 謄本が2枚以上になった場合は契印が必要
- 謄本に差出人および受取人の住所氏名を記載する
- 内容証明郵便を取り扱っていない支局に注意
日本郵便ホームページに文例等の記載がありますので、作成前に確認しましょう。
(2)電子内容証明サービスで作成する場合
電子内容証明サービスは、内容証明郵便を電子化し、インターネットを通じて24時間受付を行うサービスです。
データとして送信された文書は、新東京郵便局の電子内容証明システムに格納され、「内容証明の文書」「日付印」を文書内に挿入し、受取人宛に正本、差出人宛に謄本を印刷します。
差出し方法は、(1)かんたん差出し、(2)差出し、(3)差込差出しの3種類から選べ、用途に合わせて使い分けます。
e内容証明での作成手順
e内容証明で作成する場合、下記の流れで行います。
- webゆうびん専用サイトに会員登録し、ログイン
- Wordファイルで作成した内容証明文書をアップロードし、差出人および宛先を入力
- クレジットカードまたは料金後納にて支払
- 「差出し」ボタンを押した時点の日付が印字され、受取人に正本、差出人に謄本が配達
今回は、「かんたん差出し」での内容証明郵便作成手順を日本郵便の公開している「e内容証明操作マニュアル」を用いて説明します。
(2-1)かんたん差出しの場合
e内容証明で作成するには会員登録が必要です。
登録は、仮登録▶本登録の順に進み、差出人の氏名、住所、メールアドレス、ログインIDとパスワード、決済方法（クレジットカードの場合、カード番号と有効期限）の入力が必要です。
本登録完了後、会員ページより「かんたん差出し」をクリック。
「参照」で文書ファイルを指定し、「次へ進む」をクリック。
差出人・受取人の氏名、住所をそれぞれ入力し、「次へ進む」をクリック。
「配達証明」「速達」「親展」等のオプションを希望する場合、この画面で「する」を選択します。
登録内容を確認し、間違いなければ「次へ進む」をクリック。
文書確認方法として、「ブラウザ」または「イメージファイル」のいずれかを選び、「確認」をクリック。
アップロードした文書内容を確認し、「確認済」をクリック。
確認を終えた文書には「済」と表示されますので、残りの未確認文書についても同様に確認を行います。
全ての確認が終わったら、料金合計を確認し、「文書内容を確認しました」「料金を確認しました」のボックスにチェックを入れ、「差し出す」をクリック。
差出しの確認メッセージが表示されるので「OK」をクリック。
支払方法に応じた案内が表示されるため、内容に従って決済を完了させてください。
最終的に下記の画面が表示されたら、e内容証明の差出し完了です。
(2-2.)文書ファイルの雛形
e内容証明の「かんたん差出し」「差出し」を利用する場合に必要な文書ファイルについて、日本郵便ホームページから雛形をダウンロードすることができます。
(2-3.)e内容証明 料金
| 料金 | |||
|---|---|---|---|
| 郵便料金 | (1)郵便料金 | 84円 | |
| 内 容 証 明 関 連 料 金 | (2)電子郵便料金 | ①電子内容証明文書1枚目 | 15円 |
| ②枚目以降1枚ごとに（5枚まで） | 5円 | ||
| (3)内容証明料金 | ①電子内容証明文書1枚目 | 382円 | |
| ②2枚目以降1枚ごとに（5枚まで） | 360円 | ||
| ③同文内容証明（2通目以降1枚目） | 210円 | ||
| ④同文内容証明 ※2通目以降2枚目以降1枚ごとに（100通まで） | 210円 | ||
| (4)謄本送付料金 | ①通常送付 | 304円 | |
| ②一括送付（受取人数100人まで） | 503円 | ||
| (5)一般書留料金 | 480円 | ||
| オプション | 料金 |
|---|---|
| 配達証明 | 350円 |
| 速達 | 260円 |
(2-4)e内容証明の作成ルール
e内容証明で文書を作成する場合、指定される雛形を使用する必要があります（2-2参照）
その他、下記のルールを守りましょう。
- 文書作成ソフト：Microsoft Word2016、2019、2021/Microsoft365（デスクトップ版のみ）
- 文書枚数：最大5枚
- 文字サイズ：10.5pt以上145pt以下
- 余白（縦置き・横書き）：上左右1.5cm以上、下7cm以上
- 余白（横置き・縦書き）：上左右1.5cm以上、下7cm以上
- 文字の種類：JIS第1、2水準範囲の文字（外字はサポート対象外）
- 図・表の使用：不可
- 文字の装飾：太字、斜体のみ可
内容証明郵便の発送後
内容証明郵便を発送したら、下記の点に注意しましょう。
- 配達状況の確認
- 配達証明書の保管
1.配達状況の確認
内容証明郵便は、差出せば必ず届く性質のものではありません。郵便物である以上、事故・相手の移転等による不着も考えられます。
オプションで配達証明も付けられますので、自分で確認するのが面倒という方は検討しましょう。
2.配達証明書の保管
内容証明郵便は、日本郵便で原本を保管してくれるため、紛失しても謄本を再発行することができます。
とはいえ、なくさないのが1番なので、配達証明書と共に保管しておきましょう。
相手に届かない場合
万が一、内容正面郵便が相手に届かず返送された場合、次の原因が考えられます。
- 相手の受取り拒否
- 相手の転居（転送届を出していない）
- 保管期間の超過
- 送り先に本人が居住していない
受取り拒否や保管期間の超過は、特定記録郵便等を使用して、再発送を検討します。
転居による不着の場合、その後に転送届を出す場合もあるため、一定期間を空けて再発送する方法もあります。
最も難しいのは、宛先に本人が居住しておらず、居所がわからない事例です。
この場合、下記の記事を参考に自分で探すか、専門家の手を借りましょう。
まとめ
本記事では、内容証明郵便について解説しました。
- 内容証明郵便とは
- 内容証明郵便を使う場面
- 発送方法と作成手順
- 万が一届かなかった場合の対応策
内容証明郵便の活用に、本記事が役に立てれば幸いです。
この記事を書いたのは
ヲタク行政書士®榊原沙奈です。
